Stichting De Friese Elfsteden Rijwieltocht
Elk jaar op tweede Pinksterdag verandert Friesland in een waar fietsparadijs voor tweewielerlievende kilometervreters. De Friese fietselfstedentocht, de tocht der fietstochten, brengt de deelnemers in 235 lange kilometers langs de Friese elf steden. De tocht wordt al sinds 1912 verreden en geniet nog steeds een onverminderde populariteit.
De organisatie ligt in handen van de stichting De Friese Elfsteden Rijwieltocht in Bolsward. De website van de stichting wordt al vele jaren door Aspin verzorgd en in 2013 werden we gevraagd om mee te denken over de online inschrijving voor de tocht. Uiteindelijk resulteerde deze vraag in een prachtig project waarbij we Flexxware koppelden aan de online inschrijving, een nieuwe website en een uitgebreid extranet voor de deelnemers. Aspin stond hierbij garant voor zowel het complete design als de gehele implementatie.
Online inschrijving
 |
|
15.000 stempelkaarten klaar
voor verzending |
De inschrijving voor de fietselfstedentocht bestaat uit een aantal stappen en die bleken een mooie uitdaging. Deelnemers die de tocht vaak genoeg gereden hebben kunnen op uitnodiging gereserveerde kaarten aanschaffen. De overgebleven kaarten worden vergeven in een vrije inschrijving. Sinds de tocht van 2015 worden deze kaarten verloot. Geïnteresseerden kunnen zich tijdens de vrije inschrijving in alle rust inschrijven voor de tocht en worden door een slim en geautomatiseerd lotingsproces in blije gevallen ingeloot, en in minder blije gevallen helaas uitgeloot. Deelnemers kunnen tijdens de inschrijving ook aangeven dat zij graag met één of meerdere andere deelnemers samen willen fietsen. Tijdens de loting en het latere toekennen van de startgroepen wordt met deze groepen rekening gehouden. De kaarten die na de vrije inschrijving en loting alsnog overblijven worden vergeven op basis van wie het eerst komt, het eerst maalt.
Marktplaats
Om woekerprijzen en oplichting te voorkomen verloopt de wederverkoop van startkaarten sinds 2024 volledig over de door Aspin ontwikkelde systemen. Deelnemers kunnen hun startkaarten rechtstreeks aan andere deelnemers verkopen, of gebruik maken van de volledig geautomatiseerde marktplaats. In deze marktplaats worden koop-, verkoop- en ruilverzoeken volledig automatisch aan elkaar gekoppeld en lopen alle geldelijke transacties via onze software over de stichting, zodat koper en verkoper geen enkel financieel risico meer lopen.
Mobiele deelenemersapp
In 2020 en 2021 werd de tocht vanwege de coronapandemie niet verreden. Voor 2021 heeft Aspin echter wel een mobiele deelnemersapp voor iOS en Android mogen ontwikkelen, die deelnemers in staat stelde de tocht alsnog te fietsen. Met deze app konden deelnemers gedurende een bepaalde periode zelf de tocht fietsen op een dag naar keuze en starten op één van de 'stempelpunten' naar keuze. Deze stempelpunten werden gevormd door borden met QR-codes die langs de route waren geplaatst. Deelnemers konden de uitgezette route fietsen en deze QR-codes met de app scannen om te 'stempelen'. Tevens konden zij in de buurt van het bord automatisch stempelen door hun GPS-locatie te delen. Vele duizenden deelnemers hebben op deze wijze alsnog de tocht zonder problemen kunnen volbrengen in dat coronajaar. Deze mogelijkheid is in de jaren daarna blijven bestaan voor vrijwilligers van de stichting die de tocht op de dag zelf natuurlijk niet kunnen fietsen.
Automatisering van de deelnemersadministratie
 |
|
Iedere deelnemer die finisht
wordt gescand met onze
speciale iOS-app.
|
De software van Aspin bespaart de stichting veel administratief werk. Veel voorkomende wijzigingen worden nu door de deelnemers zelf ingegeven. Ook binnen Flexxware zelf is het nodige maatwerk voor de stichting gerealiseerd om bepaalde tijdrovende processen in de administratie verregaand te vergemakkelijken. Naast procesbegeleiding en geautomatiseerde selecties van adressenbestanden is bijvoorbeeld ook het bijwerken van tochttellingen verregaand geautomatiseerd. Voorheen werd de tochttelling bijgewerkt op basis van speciale door de deelnemers met pen en papier ingevulde finishformulieren en kostte de verwerking van die formulieren vele, vele man- en vrouwuren. De startkaarten zijn sinds 2024 persoonlijk op naam gesteld en worden met de software van Aspin automatisch aan deelnemeraccounts gekoppeld. Elke startkaart heeft een unieke barcode die aan de finish met een speciaal door Aspin ontwikkelde iOS-app gescand wordt. Deze actie werkt automatisch de tochttelling van de desbetreffende deelnemer bij. Met name de realisatie van dergelijke enorme tijdsbesparingen maakt het werken aan de verschillende projecten voor de Friese Elfsteden Rijwieltocht uiterst dankbaar en bevredigend.
Meer weten?
Wij vertellen graag meer over ons werk. Bel, mail, of bezoek ons kantoor aan de Kraneweg in Groningen.
